El Inventario General en Línea es un proyecto del Archivo Histórico Arquidiocesano Monseñor Bernardo Augusto Thiel iniciado en 2018, en buena medida con la incorporación al mismo de información descriptiva elaborada en el periodo 2012-2018 (Inventarios de Fondos Antiguos, Circulares, Cartas Pastorales, Libros de Visitas Pastorales, Libros de Acuerdo…, además de algunos registros de autoridad y de la descripción del propio Archivo como custodio de los fondos). En lo sucesivo, esperamos ir incrementando progresivamente la información descriptiva contenida en este inventario general, para lograr que sea cada vez más una herramienta útil para nuestros investigadores.
Su finalidad es poner al alcance de los investigadores los instrumentos descriptivos del Archivo realizados según las normas del Consejo Internacional de Archivos y su adaptación a través de la Norma Nacional de Descripción Archivística publicada por la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica en el año 2017. Complementariamente, se ha tenido en cuenta la Norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados de instituciones, personas, familias, lugares y materias en el sistema de descripción archivística de los Archivos Estatales (España, 2010).
El acceso a la información descriptiva contenida en el inventario general puede hacerse a través de dos grandes grupos de opciones, que aparecen en la parte superior izquierda de la pantalla con los nombres de “Navegar” y “Búsqueda”.
Navegar:
- Descripción archivística: Nos da acceso directo a los fondos documentales del Archivo y a sus cuadros de clasificación. La información descriptiva de cada fondo se estructura a través de los distintos niveles del cuadro de clasificación (fondo, subfondos, series, unidades documentales), distribuyendo la información de lo general a lo particular y procurando no repetir en los niveles inferiores la información contenida en los superiores. Por tanto, para una mejor contextualización de la información, recomendamos a nuestros investigadores consultar siempre los niveles superiores (el fondo, el subfondo y la serie), para completar la información proporcionada por las fichas descriptivas de las unidades documentales que sean de su interés. Los fondos están clasificados según el cuadro de organización de fondos del Archivo. La información descriptiva se realiza según la Norma Internacional General de Descripción Archivística, conocida por sus siglas en inglés, ISAD (G).
- Registro de autoridad: Da acceso a la descripción de las instituciones y personas que, en el ejercicio de sus funciones, han producido o recibido los documentos que integran los distintos fondos documentales del Archivo Histórico Arquiciocesano. Adicionalmente, da acceso a los índices de las instituciones y personas que se citan en las fichas descriptivas de las unidades documentales. La descripción de los registros de autoridad se realiza mediante la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, ISAAR (CPF).
- Instituciones archivísticas: Se proporciona aquí la descripción del propio Archivo Histórico Arquidiocesano de San José como custodio de los fondos documentales, mediante la Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo, ISDIAH.
- Funciones: Expone las funciones de las instituciones que explican la creación de sus documentos. Su descripción se realiza siguiendo la Norma internacional para la descripción de funciones, ISDF.
- Materias: Da acceso al índice de materias o temas que pueden extraerse de las fichas descriptivas de los documentos.
- Lugares: Da acceso al índice de lugares mencionados en las fichas descriptivas de los documentos.
- Objetos digitales: Permite un acceso directo a las imágenes digitales de los documentos del Archivo que se vayan incorporando al Inventario General en Línea.
Búsqueda:
- Búsqueda simple: Busca el término o términos indicados en las descripciones archivísticas del inventario general.
- Búsqueda avanzada: Permite la búsqueda en campos específicos y la combinación de criterios de búsqueda.
Para más información sobre la forma de usar el programa que está detrás del Inventario General en Línea, remitimos al manual de usuarios de AtoM (versión 2.4) y en especial al apartado titulado “Access content” (solo disponible en inglés).