O Inventário Geral Online é um projeto do Arquivo Histórico Arquidiocesano Monsenhor Bernardo Augusto Thiel iniciado em 2018, em grande parte com a incorporação de registos de descrição arquivística produzidos no período 2012-2018 (Inventários de Fundos Antigos, Circulares, Cartas Pastorais, Livros de Visitas Pastorais, Livros de Acordo..., além de alguns registros de autoridade e a descrição do próprio Arquivo como entidade detentora dos fundos). A partir de agora, esperamos aumentar progressivamente a quantidade de registos de descrição arquivística disponíveis neste inventário geral, para torná-lo uma ferramenta cada vez mais útil para os nossos utilizadores.
O seu objetivo é disponibilizar aos utilizadores os instrumentos de descrição do Arquivo elaborados de acordo com as normas do Conselho Internacional de Arquivos e a sua adaptação através da Norma Nacional de Descrição Arquivística publicada pela Direção Geral do Arquivo Nacional da Costa Rica em 2017. Além disso, a norma para a elaboração de pontos de acesso normalizados de instituições, pessoas, famílias, lugares e assuntos no sistema de descrição arquivística dos Arquivos do Estado (Espanha, 2010) foi tida em consideração.
O acesso aos registos de descrição arquivística contidos no inventário geral pode efetuar-se através de dois grandes grupos de opções, que aparecem no canto superior esquerdo do ecrã com os nomes de "Navegar" e "Pesquisar".
Navegar:
• Descrição arquivística: dá acesso direto aos fundos do Arquivo e aos seus quadros de classificação. A descrição de cada fundo está estruturada através dos diferentes níveis do quadro de classificação (fundo, subfundos, séries, unidades documentais), apresentando a informação do geral para o particular e tentando não repetir nos níveis dependentes a informação contida nos níveis superiores. Portanto, para que possam contextualizar melhor a informação, recomendamos aos nossos utilizadores consultar sempre os níveis superiores (o Fundo, o Fundo e a série), para completar as informações fornecidas nos níveis inferiores que sejam do seu interesse. Os fundos são classificados de acordo com o quadro de organização dos fundos do Arquivo. A descrição é feita de acordo com a Norma geral internacional de descrição Arquivística, conhecido pelas suas iniciais em inglês, ISAD (G).
• Registos de autoridade: dá acesso à descrição das instituições e indivíduos que, no exercício de suas funções, produziram ou receberam os documentos que compõem as diferentes coleções documentais do Arquivo Histórico Arquidiocesano. A descrição dos registros de autoridade é feita em conformidade com a Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias, ISAAR (CPF).
• Instituições Arquivísticas: dá acesso à descrição do próprio Arquivo Histórico Arquidiocesano de San José como custódia dos fundos documentais, através da Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico, a ISDIAH.
• Funções: expõe as funções das instituições que explicam a criação de seus documentos. A sua descrição é feita segundo a Norma internacional para descrição de funções, ISDF.
• Assuntos: Dá acesso ao índice de assuntos ou tópicos que podem ser extraídos dos registos de descrição dos documentos.
• Locais: Dá acesso ao índice de lugares mencionados nos registos de descrição dos documentos.
• Objetos digitais: permite o acesso direto às imagens digitais dos documentos do arquivo que se forem incorporando no Inventário Geral Online.
Pesquisa:
• Pesquisa simples: permite a pesquisa pelo termo ou termos incluídos em todos os campos dos registos de descrição do inventário geral.
• Pesquisa avançada: permite a pesquisa em campos específicos e a combinação de critérios de pesquisa.
Para obter mais informações sobre como usar o programa que está por detrás do Inventário Geral Online, remetemos para o manual do utilizador do AtoM (versão 2.4) e especialmente para a secção intitulada "Access content" (disponível apenas em inglês).